Online Terminverwaltung AM5

Einfach Termine online buchen

In der heutigen vernetzten Zeit wird immer mehr ein erweitertes Onlineangebot erwartet. Kunden wünschen ein möglichst vielschichtiges Angebot an Dienstleistungen bereits auf der Website, von der Kontaktaufnahme bis hin zur umfassenden Online-Dienstleistung.
Dazu gehört auch die Reservierung von Terminen über die eigene Website. Eine Terminreservierung über das Internet via Computer oder mobilen Endgeräten bedeutet daher einen Mehrwert für Ihre Kundenbetreuung. Denn nur ein zufriedener Kunde ist ein glücklicher Kunde.
Diese Möglichkeit stellen wir Ihnen gerne mit unserem Online-Terminsystem im optimalen Zusammenspiel mit unserer Aufrufanlage ELPAS AM3 zur Verfügung.
Durch ein Online-Terminsystem spart der Kunde unnötige Wartezeit während Sie und Ihre Mitarbeiter bereits im Vorfeld einen Überblick über das zu erwartende Kundenaufkommen haben.
Das Terminsystem kann selbstverständlich auch in Bereichen ohne Aufrufsystem eingesetzt werden.

Buchungsseite

Die Startseite (Kundenansicht)

Für die Reservierung eines Termins muss der Kunde zunächst den entsprechenden Bereich auswählen. Unter den verschiedenen Gebäuden werden die zur Auswahl stehenden Abteilungen mit deren verfügbaren Dienstleistungen angezeigt.
Jeder Termin wir mit einer Zusammenfassung der gebuchten Leistungen per E-Mail an den Kunden gesendet.

Bedienbarkeit

Der Ablauf ähnelt gängigen Shopsystemen und ist daher für den Kunden leicht zu bedienen. Ihr Kunde wird schrittweise durch den Buchungsvorgang geleitet. Alle Terminbuchungsseiten sind auch für die Darstellung auf mobilen Endgeräten optimiert.

Integration

Die Terminreservierung kann als eigene Website präsentiert werden oder bequem in Ihren bereits vorhanden Onlineauftritt integriert werden. Das Terminsystem kann mittels entsprechender Logos an Ihr Corporate Design angepasst werden. Das System wird auf eigenen Servern in einem Rechenzentrum mit Standort in Deutschland gehostet.

Grundlegender Ablauf

Der Kunde wählt auf Ihrer Website die Abteilung und die entsprechende Dienstleistung aus. Anschließend wählt er aus den freien Terminen den für ihn günstigsten Termin aus und reserviert diesen. Nach Eingabe seiner Daten und Bestätigung der Datenschutzbestimmungen bekommt der Kunde automatisch eine E-Mail in der z.B. die Aufrufnummer, eine Zusammenfassung der gebuchten Leistungen und ein Link zum Stornieren des Termins mitgeteilt wird. Das System kann auch so konfiguriert werden, dass der Kunde seinen Termin nach Erhalt einer Vorabbestätigung erst durch anklicken eines Bestätigungslinks seinen endgültigen Termin mitgeteilt bekommt.
Bei Verbindung mit einer ELPAS AM3 Aufrufanlage (optional) wird am Tag des Termins, die Aufrufnummer auch in das AM3 System übertragen und der Kunde wird zum entsprechenden Zeitpunkt zeitnah aufgerufen.
Den gesamten Buchungsablauf können Sie auch Online unter https://demo.flexappoint.de testen.

Datenschutz – Vergangene Termindaten anonymisieren

Der Zeitraum für die automatische Anonymisierung vergangener Termine kann frei gewählt werden, damit Ihr System auch Ihren Datenschutzbestimmungen entspricht.

Mitarbeiter Kalender

Kalenderansicht (Mitarbeiter)

Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit über Ihren Kalender (Webinterface) die bereits bestätigten Termine, die zugewiesenen Abteilungen und gebuchte Dienstleistungen einzusehen und zu bearbeiten.
Die Einträge im Kalender werden automatisch aktualisiert. Im Kalender werden die wichtigsten Termindetails für den ausgewählten Termin angezeigt.
Hier können auch Termine neu angelegt, bearbeitet oder vorhandene auch wieder gelöscht bzw. abgesagt werden. Die Mitarbeiter können je nach Berechtigung auch Termine anderer Abteilungen einsehen und bearbeiten (Kalender wechseln). Die kleine Zahl im Termin zeigt an wie viele Dienstleistungen für diesen Termin gebucht wurden. Unter den Buchungen werden in der Übersicht auch die vom Kunden gewünschten Leistungen aufgeführt.

Merkmale Optionen FAQ Beispiele Download

Wichtigste Merkmale auf einen Blick

läuft Vollständig im Webbrowser
für Mobilgeräte optimierte Darstellung
leicht verständlich und bedienerfreundlich
jederzeit über zusätzliche Lizenzen erweiterbar
übersichtliches Lizenzmodell ohne versteckte Kosten
günstige Einsteiger Version für z.B. kleine Gemeinden oder Kreise verfügbar

keine Beschränkung bei der Anzahl der gebuchten Termine
optionale Features können bei Bedarf zugebucht werden
beliebig viele Kalender
universell in den verschiedensten Branchen einsetzbar
mit AM3 Aufrufsoftware kombinierbar
regelmäßige Updates und Neuerungen

Unser ELPAS AM5 Terminsystem hält noch weitere optionale Möglichkeiten bereit, u.a

zusätzliche Gebäude
Abteilungserweiterungen
Benutzer Erweiterung z.B. in 5er oder 10er Paketen
Benutzergruppen (Rollen)
Erweiterte Terminoptionen zeitgesteuert (optional)
Farbgestaltung (optional)
Form Builder, eigene Abfragen der Kundendaten erstellen (optional)
Dokumenten Upload
Erhöhte Performance für größere Systeme buchbar
Terminintervalle 5, 10 oder 15 Min (optional)
uvm.

Können Terminoptionen für einen bestimmten Zeitraum festgelegt werden?

In den Einstellungen der Abteilung unter Terminoptionen können für jeden Wochentag oder auch ein bestimmtes Datum flexibel die Einstellungen angepasst werden.

Bekommen die Kunden nach Ihrer Buchung eine Nachricht?

Bei jeder Statusänderung wird eine Mail an Ihren Kunden versendet. Nachrichten werden zum Beispiel beim buchen, verschieben, stornieren oder auch als Erinnerung per Mail versendet.

Kann einer Dienstleistung eine Bearbeitungszeit hinterlegt werden?

Jeder Dienstleistung kann eine Bearbeitungszeit und eine Nachbearbeitungszeit hinterlegt werden. Die hier eingetragenen Zeiten werden für die Berechnung der freien Termine benötigt.

Kann eine Aufrufanlage mit diesem System verbunden werden?

Unsere Aufrufanlage AM3System ist kompatibel mit unserer Terminverwaltung. Terminkunden bekommen bei der Buchung eine Aufrufnummer mitgeteilt die zum Terminzeitpunkt automatisch eingereiht wird.
Der AM3 Server holt sich die Daten vom Terminsystem. Dafür wird ein Interface im AM3 System eingerichtet, welches die noch nicht übertragenen Termine in die Aufrufanlage integriert.
Das Terminsystem kann auch in Bereichen eingesetzt werden, in denen kein Aufrufsystem im Einsatz ist.

Können vom Kunden oder Mitarbeiter Dateien mit an den Termin angehängt werden?

Über den Formulardesigner kann für jede Abteilung festgelegt werden welche Daten vom Kunden für den Termin abgefragt werden sollen. Es gibt verschiedene Arten von Abfragen wie z.B. „Select Felder“ bei denen aus vorgegebene Daten ausgewählt werden muss, Bemerkungsfelder in dem die Kunden eigene Nachrichten dem Termin anhängen können, Adressfelder, und auch Dokumenten Upload.

Können eigene Abfragen der Kundendaten erstellt werden?

Über den Formulardesigner kann für jede Abteilung festgelegt werden welche Daten vom Kunden für den Termin abgefragt werden sollen. Es gibt verschiedene Arten von Abfragen wie z.B. „Select Felder“ bei denen aus vorgegebene Daten ausgewählt werden muss, Bemerkungsfelder in dem die Kunden mit eigenen Nachrichten dem Termin anhängen können, Adressfelder, und auch Dokumenten Upload.

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